Gestione del Sostegno a Distanza

La gestione del progetto di Sostegno a Distanza è strutturata su due fronti. Il primo Fondazione – Benefattore ha lo scopo di informare il benefattore circa le realtà di intervento e circa l’operato svolto con le oblazioni versate affinché il benefattore sia a conoscenza di quanto viene fatto. I rapporti vengono tenuti con il benefattore dalle filiali di competenza.

Il secondo Fondazione – Centro ha lo scopo di garantire e controllare che il progetto abbia buon esito e sia gestito a dovere. A tale scopo è stato redatto un regolamento che tutti i centri devono rispettare e sono stati creati degli uffici che fanno da tramite tra Fondazione e Centri sostenuti. Questi uffici sono chiamati Centri di Riferimento.
Il progetto Sostegno a Distanza è più complesso di quanto si possa pensare. Non è solamente un ricevere offerte dai benefattori e consegnarle ai centri bensì garantire che tali offerte siano utilizzate in maniera corretta, che i bambini siano presenti nei centri, che la corrispondenza con i benefattori sia evasa in tempi brevi. Se consideriamo le distanze, le difficoltà geografiche e climatiche, la scarsa presenza di mezzi di comunicazione ci rendiamo conto che la gestione del progetto non è così facile, ciononostante la Fondazione ritiene importante investire in una buona gestione che garantisca la possibilità di essere trasparenti nell’operato svolto perché questo è l’unico modo che ci permette di raccogliere fondi e sostenere tanti bambini.

Per le ragioni sopra menzionate i 203 centri sono gestiti da 17 Centri di Riferimento dei quali uno in Messico, uno in Guatemala, uno in Nicaragua, uno in Nepal e tredici in India. I Centri di riferimento gestiscono il sostegno di un certo numero di missioni che gravitano su di essi in base alla zona o all’istituzione che gestisce il centro.

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Cosa fa il Centro di Riferimento:
– Richieste di Sostegno: raccoglie le nuove richieste di Sostegno a Distanza, verifica che esse siano conformi a quanto richiesto dalla Fondazione, che siano presenti e veritiere le lettere di raccomandazione da parte dei superiori del richiedente, visita il centro per verificarne le necessità, invia la richiesta alla Fondazione.
– Preparazione fotoschede: in base alla risposta della Fondazione informa i centri che hanno fatto richiesta di sostegno e chiede fotografie e dati dei bimbi, prepara le fotoschede e le invia alla Fondazione per l’assegnazione ai benefattori.
– Gestione Fondi: i fondi per il Sostegno a Distanza vengono inviati dalla Fondazione ai Centri di Riferimento. In India è necessaria una particolare autorizzazione del governo, molto difficile da ottenere, e un conto corrente bancario specifico per ricevere fondi dall’estero. Il Centro di Riferimento consegna i fondi al Centro in base al numero di sostegni in essere, dopo aver controllato la contabilità relativa al periodo precedente. Tutti i centri tengono un’accurata contabilità, separata per il Sostegno a Distanza.

Terminato il controllo della contabilità il Centro di Riferimento invia alla Fondazione una copia del riassunto contabile di ogni centro. – Corrispondenza: tutta la corrispondenza da e per i bambini sostenuti passa attraverso il Centro di Riferimento. Si è reso necessario evitare una corrispondenza diretta tra benefattori e bambini quando genitori o persone esterne hanno avanzato pretese e richieste di denaro che poi non sono andate a buon fine. La Fondazione non è responsabile di denaro o valori inviati direttamente dal benefattore e poi mal utilizzati, ma si sente moralmente responsabile verso il benefattore che dona in buona fede.
È da segnalare che l’invio di denaro per posta, in India, è assolutamente illegale e comunque sconsigliabile anche negli altri paesi. La corrispondenza “sospetta” viene aperta e raramente, se il contenuto è denaro o di valore, giunge a destinazione. Ad ogni modo, in India l’associazione titolare di un’autorizzazione per la ricezione di fondi dall’estero che riceve denaro per posta è perseguibile penalmente e tale situazione porterebbe alla revoca dell’autorizzazione.
Anche l’invio di pacchi regalo è sconsigliabile perché:
1) i pacchi vengono aperti alla dogana e parte del materiale viene “ufficiosamente confiscato”;
2) il Centro di Riferimento deve dichiarare di aver ricevuto il pacco e descriverne il contenuto, in alcuni Centri di Riferimento questa dichiarazione viene fatta dinanzi ad un ufficiale della Finanza il quale controlla che il contenuto del pacco rispecchi quanto esposto nella lettera di accompagnamento del benefattore, non rispecchia quasi mai e il Centro di Riferimento deve affermare di aver già consegnato parte del contenuto al destinatario;
3) l’acquisto e l’invio del materiale ha costi molto superiori rispetto ai paesi dove sono localizzati i centri, se il materiale viene acquistato in loco a beneficiare possono essere più bambini inoltre spesso il materiale inviato dall’Italia è molto diverso da quello usato nelle missioni e capita che resti inutilizzato.

Affinché la corrispondenza giunga a destinazione è comunque indispensabile che essa sia indirizzata al Centro di Riferimento e che sulla busta sia specificato Cognome – Nome – Centro del destinatario.
Il Centro di Riferimento si occupa anche dell’invio della corrispondenza Natalizia e Pasquale.
In occasione del Natale e della Pasqua la Fondazione invia le liste aggiornate e gli indirizzi dei benefattori divise per centro.

– Verifiche: il Centro di Riferimento ha il compito di visitare almeno una volta all’anno tutti i centri ad esso referenti. Durante queste visite il responsabile del Centro di Riferimento verifica la presenza dei bimbi sostenuti, le condizioni del centro e dei bimbi e discute le eventuali problematiche. Dopo ogni visita il Centro di Riferimento invia una relazione scritta alla Fondazione.

– Gestione Anagrafiche: il Centro di Riferimento gestisce anche le anagrafiche dei bimbi sostenuti in base alle informazioni che riceve dai centri e dalla Fondazione.

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